Assistant-e Administratif-ve

Pour le compte d’un acteur du monde syndical, je recrute un-e Assistant-e Administratif-ve dont les missions principales s’articulent autour de 3 axes majeurs :

  • Suivi des dossiers relatifs aux adhérents :

    • Une de vos premières missions sera de réaliser l’informatisation des données relatives aux adhérents grâce à leur saisie dans le progiciel.
    • Une fois la base de données complète, vous serez en charge de la maintenir à jour, de gérer le renouvellement du paiement des cotisations, d’envoyer le reçu fiscal correspondant.
    • Premier point de contact téléphonique des adhérents, vous assurez un accueil téléphonique de qualité, répondez à leurs questions et/ou les orienter vers le bon interlocuteur.
  • Assistanat dans la gestion des missions du Syndicat :

En soutien du Secrétaire Général :

    • Vous réceptionnez et organisez les courriers en lien avec ses missions de représentation au sein des organismes de retraite, de formation… afin de lui fournir des dossiers – papiers et électroniques- complets.
    • Vous rédigez les compte-rendu des réunions (auxquelles vous assistez) avec les organes décisionnaires et gérez leur diffusion vers les destinataires désignés.
    • Vous prenez en charge l’organisation des réunions/séminaires/congrès aussi bien d’un point de vue réglementaire avec la rédaction et l’envoi des convocations/ invitations dans les délais obligatoires, que d’un point de vue logistique avec la réservation des lieux de réunions, des repas…
    • Vous informez, relancez si besoin, et assistez les Délégués Syndicaux lors de l’organisation de formations organisées par le Syndicat.
    • Vous vérifiez les demandes de remboursements de frais et les saisissez dans les tableaux comptables à destination du Trésorier.
  • Assistanat du Secrétaire Général :

    • Vous l’assistez dans l’organisation et la planification de ses rendez-vous et de ses déplacements.

Votre profil :

  • Font partie de votre ADN : L’organisation, la rigueur  et le sens des relations humaines. Vos dossiers sont classés, à jour. Vous savez exactement où se trouve chaque document parce que vous avez mis en place une organisation et un système de classement efficace. Même en votre absence, on sait où trouver les documents dont on a besoin.
  • Vous interagissez facilement avec une variété d’interlocuteurs. Vous savez manier avec aisance : diplomatie, confidentialité et sens du service.
  • Vous adorez jongler entre un cadre imposé (notamment par des obligations réglementaires) et les « aléas du direct » qui nécessitent d’être réactif-ve, de renverser les priorités afin d’assurer la bonne réalisation des projets.
  • Vous aimez travailler en mode projet : avoir un objectif de résultat clair et définir vous-même la meilleure façon d’y arriver.
  • Vous détestez répéter des choses parce qu’«on a toujours fait comme ça» : vous aimez améliorer, proposez des changements quand ils permettent de travailler mieux, plus vite et d’apporter une meilleure qualité de service à vos interlocuteurs. 
  • Vous connaissez idéalement le monde du syndicat/des fédérations et ses spécificités car vous y avez déjà travaillé. A défaut, vous avez déjà travaillé aux contacts de partenaires sociaux en entreprise.

Il s’agit d’un poste en CDD du 16 novembre 2020 au 31 décembre 2021, localisé à côté de la Porte de Montreuil.

La rémunération brute mensuelle s’élève à 2200 bruts mensuels sur 13 mois.

Poste à temps plein 39h par semaine avec 26 jours de congés payés et 23 jours de RTT.

Vous vous retrouvez dans cette description ?

N’hésitez pas à m’envoyer votre CV accompagné d’un courrier dans lequel vous me parlez un peu plus de vous (parce que le CV reste un document assez froid qui ne reflète pas vraiment qui vous êtes 😉 ).

Nom et Prénom:(obligatoire)

N'hésitez pas à écrire ici si vous souhaitez apporter des précisions sur votre candidature ou si vous avez des questions:

Je transmets mon CV (obligatoire):

Je transmets ma Lettre de Motivation (optionnel):